面談が終わっても、
記録が終わらない。
面談を終えた職員が、記録を書くためにまた机に向かう。聞き取った希望や暮らしの様子を思い出し、帳票の欄に合わせて文章にする。その仕事を、少しでも軽くできないか。
まちのAI製作所は、面談の会話から相談記録の下書きをつくる業務支援システム「AI社員 各務さん」を開発しています。
AI社員 各務さんかかむさん
開発中・導入相談受付面談の音声を文字に起こし、本人の希望や生活の様子を、必要な書類の項目に整理します。相談員は、できた下書きを確認・修正して仕上げます。
「AI社員」は、仕事の担当を持つAIシステムを親しみやすく紹介する呼び名です。事業所の帳票や運用に合わせて、まちのAI製作所が開発・導入・保守を行います。
「何を、どこに、どう書くか」。
その入力作業を、AIに任せる。
面談のあと、メモを見返して発言を拾い、文章に直し、帳票の欄に入力する。AI社員 各務さんは、音声からこの下書きづくりを進めます。職員は、入力された内容を確認するところから始められます。
空欄 → 下書きが入った欄
必要な箇所を直して、記録を仕上げる。
就労継続支援B型の利用を週3回継続することと、朝の準備を落ち着いて行いたい。
今回の音声から実際に生成された下書き減らしたいのは、発言を拾い直して文章を入力する手間です。録音への同意や操作、AIの処理待ち、確認・修正は必要です。実際に何分減るかは、これらを含めて検証します。
本人の「こうしたい」を、記録の欄へ。
たとえば、通所を続けたいけれど、朝の準備に困っている方との面談。話を聞き終えたあと、本人の希望を記録にまとめる場面を見てみましょう。
AIが面談の音声を解析し、内容を帳票の項目に整理して、自動入力をサポートします。さらに、記入のもとになった発言を引用として残します。「どこから出てきた文章なのか」を、職員が確かめるためです。
音声の解析から下書きの入力、元の発言との照合、手直しまでを約1分で紹介します。再生すると会話と説明の音声が流れます。
下書きだけでなく、確認の手がかりも。
動画の「その他の記録」には、「朝の準備をもう少し落ち着いて行いたいという希望がある」という下書きと、そのもとになった「朝はもう少し落ち着いて出かけたいですね。」という発言が並びます。保存後も、引用が付いた欄では元の言葉を文字で見返せます。
職員は、会話を思い出すだけに頼らず、引用と下書きを照らして、本人の意図と合っているかを確認できます。
発言の引用について
引用は、下書きに関連する発言の一部です。すべての記入欄に付くわけではなく、内容全体の正しさを保証するものでもありません。現在のデモでは、手入力で修正した欄の引用は解除されます。引用はシステム内で確認するための情報で、印刷用の帳票には表示しません。
任せたいのは下書き。
本人の思いを確かめるのは、相談員。
この動画では、週3回の通所と朝の準備についての希望が、自動で文章になりました。相談員が内容を確認し、「週3回の通所を続け、朝はもう少し落ち着いて出かけたい」と書き方を整えています。自然な文章でも、聞いた内容との照合は必要です。
AI社員 各務さんの役割
会話を文字に起こす
帳票の項目に整理する
記録の下書きをつくる
相談員の役割
抜けや誤りを確かめる
必要な内容を補って仕上げる
支援の方針を判断する
手入力もできるので、相談員が気づいたことをその場で補えます。修正した内容は保存し、利用者の記録として見返せます。
帳票を拡大する ↗「うちの帳票でも使える？」から始めませんか。
導入を考えるとき、大切なのは、今の職員の仕事が楽になるかどうかです。下書きができても、修正に手間がかかるなら、帳票の項目や整理の仕方を見直す必要があります。
今の帳票を見る
時間がかかっている欄や、繰り返している入力を整理。
一つの場面で試す
架空の会話で、下書きと職員の修正を確認。
仕事に合うか判断
確認も含めた作業時間、費用、情報の扱いを検討。
まずは、よく使う帳票を一つ。対応できる範囲と、試す場面を一緒に整理します。今回の使用例では時間短縮の効果はまだ測定していません。導入の判断には、確認・修正まで含めた比較が必要だと考えています。
開発状況・音声や個人情報の取り扱いについて
現在は開発中です。音声の聞き取りや項目の分類に誤りが生じるため、相談員の確認が必要です。開発を進めていますが、すべての発言を正確に記録できることを保証するものではありません。
音声と文字起こしは外部AIに送信し、文字起こしは記録として保存します。導入前に、録音への同意、送信する情報、保存と閲覧権限を事業所の運用に合わせて確認します。掲載例は音声ファイルの取り込みによるもので、スマホからPCへの集音や実機での印刷は今回の確認に含めていません。